답장 올 때까지 이어지는 견적 후속 메일
견적서를 보내면, 답장이 올 때까지 후속 메일이 나갑니다
담당자 한 명이 견적 수십 건을 함께 들고 있는 B2B 소프트웨어 영업팀이, 견적서를 보낸 뒤 답이 없는 고객에게 후속 메일을 빠짐없이 보내고, 고객이 답하는 순간 담당자가 이어받도록 만든 흐름입니다.
문제
- 01
기억에 기대는 후속 연락
견적서를 보낸 고객이 늘수록 누구에게 언제 다시 연락할지 놓쳐, 답이 없는 견적이 그대로 묻혔습니다.
- 02
매번 새로 쓰는 재촉 메일
후속 메일을 고객마다 손으로 쓰느라 시간이 들었고, 담당자마다 문장도 보내는 간격도 달랐습니다.
- 03
이미 답한 고객에게 또 한 통
고객이 답했는지 확인하지 못한 채 후속 메일을 다시 보내, 고객에게 사과 메일을 쓰는 일이 생겼습니다.
트래킷으로 이렇게 해결합니다
- 1
담당자는 견적서를 보내고 단계만 제안으로 바꿉니다
견적서는 지금처럼 담당자가 보냅니다. 영업기회 단계를 제안으로 바꾸면 레코드가 수정될 때 트리거로 워크플로우가 시작되고, 시퀀스에 등록 블록이 그 영업기회의 고객 담당자를 "견적 후속" 시퀀스에 넣습니다. 보내는 사람은 영업기회 담당자로 정해 두어, 후속 메일은 담당자 메일함에서 나갑니다.
- 2
시퀀스가 간격을 두고 보내고, 고객이 답하면 멈춥니다
"견적 후속" 시퀀스는 3일 뒤 견적 확인 메일, 4일 뒤 짧은 통화 제안, 5일 뒤 마지막 안내를 정해 둔 발송 시간대에만 보냅니다. 단계 메일은 같은 스레드로 이어집니다. 종료 조건을 켜 두어, 고객이 답장하거나 담당자 캘린더의 미팅에 참석자로 들어오면 그 고객에게는 남은 메일이 나가지 않습니다.
- 3
멈춘 이유에 맞는 할 일이 담당자에게 남습니다
시퀀스가 종료될 때 트리거가 종료 이유를 받아 다음 워크플로우를 시작하고, Switch가 답장 · 미팅 예약 · 끝까지 무응답으로 갈래를 나눕니다. 할 일 등록이 갈래마다 "답장 확인하고 통화 잡기", "미팅 준비", "전화로 확인" 할 일을 영업 담당자에게 만들고, 담당자에게 알림이 갑니다.
- 트리거레코드가 수정될 때영업기회 단계가 제안으로 바뀝니다.
- 처리시퀀스에 등록고객 담당자를 견적 후속 시퀀스에 넣습니다.
- 트리거시퀀스가 종료될 때답장이나 미팅 예약으로 시퀀스가 멈춥니다.
- 처리Switch답장 · 미팅 예약 · 무응답으로 나눕니다.
- 결과할 일 등록멈춘 이유에 맞는 할 일을 담당자에게 만듭니다.
박도현
김아성달라진 점
도입 전
트래킷 도입 후
