고객 요청 접수부터 처리까지
고객 요청이 들어오면, 담당 부서부터 처리 결과까지 한눈에 봅니다
샘플 · 불량 · AS · 기술 문의처럼 고객 요청 하나가 여러 부서를 거치는 B2B 제조사가, 요청이 들어오는 순간 고객과 영업기회에 연결하고 담당 부서 배정부터 결재 · 처리 결과까지 한 레코드에서 보도록 만든 흐름입니다.
문제
- 01
부서마다 다시 전하는 요청
메일과 전화로 들어온 요청을 영업 담당자가 개발 · 품질 · 서비스팀에 하나씩 다시 옮기느라, 정작 고객 응대가 밀렸습니다.
- 02
어디서 멈췄는지 모르는 결재
샘플 무상 출고나 AS 비용 결재가 누구에게 가 있는지 알려면 부서에 다시 물어야 했고, 고객에게 답할 날짜를 정하지 못했습니다.
- 03
영업 기록에 없는 처리 결과
처리 결과는 부서 메일함에만 남아, 다음 미팅에서 고객이 물으면 결과를 다시 찾아야 했습니다.
트래킷으로 이렇게 해결합니다
- 1
고객은 접수 양식에 요청을 남깁니다
고객사 담당자가 요청 접수 웹폼에 회사 도메인과 요청 내용을 적어 보내면, 고객 요청 레코드가 하나 생깁니다. 전화로 받은 요청도 영업 담당자가 같은 양식으로 넣습니다. 레코드가 등록될 때 워크플로우가 시작됩니다.
- 2
워크플로우가 유형을 나누고, 고객 · 영업기회와 담당 부서를 채웁니다
AI 프롬프트가 요청 내용을 읽어 샘플 · 불량 · AS · 기술 문의 가운데 유형을 고르고 한 줄로 요약합니다. 데이터 등록 또는 수정이 도메인으로 회사를 찾고, 데이터 검색이 그 회사의 진행 중인 영업기회를 찾습니다. Switch가 유형에 맞는 부서를 고르면 데이터 수정이 이 값들을 요청에 채우고, 할 일 등록이 부서 담당자에게 할 일과 알림을 보냅니다.
- 3
결재와 처리 결과가 같은 요청에 쌓이고, 영업 담당자에게 알려집니다
부서 담당자가 상태를 결재 대기로 바꾸면 HTTP 요청이 회사 그룹웨어의 결재 API에 결재를 올리고, 결재가 끝나면 웹훅으로 받은 결과를 같은 요청에 채웁니다. 부서가 처리 결과를 적고 상태를 완료로 바꾸면, 결과가 영업기회 노트로 남고 영업 담당자에게 할 일로 알려집니다. 결재 연결은 쓰는 그룹웨어가 API와 웹훅을 열어 두었을 때 이렇게 이을 수 있습니다.
- 트리거레코드가 등록될 때웹폼으로 들어온 요청이 레코드가 됩니다.
- AIAI 프롬프트요청 내용을 읽어 유형을 나눕니다.
- 처리Switch유형에 맞는 담당 부서를 고릅니다.
- 결과데이터 수정 · 할 일 등록고객사 · 부서를 채우고 할 일을 보냅니다.
- 결과HTTP 요청결재가 필요하면 그룹웨어에 올립니다.
김아성
박도현달라진 점
도입 전
트래킷 도입 후
